Coupa
Welkom op de Coupa supportpagina voor leveranciers van Renewi. Hier vindt u alle benodigde informatie om met ons samen te kunnen werken via Coupa.
Wat is Coupa?
Coupa is gebruiksvriendelijke cloud-based software voor digitaal samenwerken op het gebied van inkoop, voor onder andere het gehele order- en facturatieproces.
Waarom Coupa?
Renewi streeft ernaar om, met behulp van Coupa, op een transparante en efficiënte manier met haar leveranciers samen te werken en het order- en facturatieproces verder te verbeteren. Middels Coupa creëert Renewi een eenvoudige manier van werken voor zowel haar leveranciers als haar medewerkers via één gedeeld platform, de Coupa Supplier Portal (hierna: CSP). Alle interacties met leveranciers, zoals het verzenden van inkooporders, het ontvangen van facturen, communicatie en informatie-updates zullen gestroomlijnd worden via de CSP (of via een cXML verbinding).Hoe werkt Coupa?
Inkooporders (ook wel: bestellingen of POs): direct, compleet en transparant
Via Coupa verstuurt Renewi bestellingen, in de vorm van een inkooporder, naar haar leveranciers. De leverancier ontvangt deze order in de CSP waar hij/zij deze online kan bevestigen en indien nodig aan kan passen. De leverancier krijgt tevens een notificatie per e-mail met een kopie van de inkooporder, zelfs als hij/zij geen profiel heeft aangemaakt op de CSP. Het ontvangen van een inkooporder via de CSP biedt tevens de mogelijkheid om de order eenvoudig om te zetten (‘flippen’) in een factuur, waardoor de factuurgegevens automatisch ingevuld en in lijn met de order zijn. De CSP biedt daarnaast een volledig en transparant overzicht van alle ontvangen inkooporders.
Facturen: eenvoudig, intuïtief en snel
Leveranciers kunnen hun facturen rechtstreeks via de CSP, of via een cXML verbinding, naar Renewi versturen. Dit maakt het proces consistent en transparant. Renewi is in staat deze facturen elektronisch te verwerken, waardoor de factuur correct en snel afgehandeld kan worden. Daarnaast biedt de CSP voor leveranciers een transparant overzicht van alle verstuurde facturen inclusief factuurdetails, zoals betalingsstatus.
Zichtbaarheid
De CSP biedt de leverancier real time inzicht in de status van facturen, zoals de betaalstatus, maar ook wanneer Renewi mogelijk een opmerking heeft op een factuur. Voor Renewi is het mogelijk om de status van de verzonden order te volgen. Daarnaast kan Renewi, zodra de leverancier zich heeft geregistreerd in de CSP, zien welke producten en/of diensten de leverancier aanbiedt.
Naleving
Het verzenden van orders, facturen en betalingen via Coupa biedt een hoge mate van ‘compliance’ als gevolg van consistente en transparante processen. Renewi wil al haar leveranciers aansporen om via de CSP samen te werken om processen zo efficiënt en transparant mogelijk te laten verlopen.
Up-to-date zijn
Leveranciers kunnen zelfstandig hun bedrijfsgegevens updaten via de CSP, waardoor zowel Renewi als de leverancier altijd over de juiste gegevens beschikt. Op deze manier waarborgen wij samen tijdige levering van orders en betaling van facturen.Indien u meer informatie wilt over Coupa, ga dan naar de Coupa Success Portal pagina voor leveranciers: https://success.coupa.com/Suppliers/For_Suppliers.
Samenwerking via Coupa?
De CSP is een online leveranciersportaal waar leveranciers kunnen samenwerken met Renewi. Zodra leveranciers een uitnodiging (per e-mail) hebben ontvangen van Renewi, kunnen zij zich gratis registeren om een profiel aan te maken. Vanaf het moment van registratie is het voor leveranciers mogelijk om online orders te ontvangen en (credit)facturen te versturen via de CSP.
Renewi Demo – CSP Registratie en Profiel Beheer
Om problemen met betaling te voorkomen worden leveranciers verzocht om, voor alle inkooporders die zij ontvangen via de Coupa Supplier Portal, de bijbehorende facturen ook middels dit leveranciersportaal te versturen om problemen met betaling te voorkomen. Deze facturen mogen dus niet per post of mail nagestuurd worden. Leveranciers dienen op de factuur altijd het inkoopordernummer (PO nummer) uit Coupa te vermelden om zeker te zijn van betaling. Renewi verzoekt leveranciers dan ook om altijd om een PO nummer te vragen wanneer een inkooporder is ontvangen en deze duidelijk op de factuur te vermelden. Op iedere factuur kan maar één inkoopordernummer worden vermeldt. Voor orders die buiten Coupa om worden ontvangen, blijft de huidige werkwijze van kracht. Zie hieronder voor welke uitzonderingen dat geldt.
Uitzonderingen voor samenwerking via Coupa:
- De leverancier heeft een order ontvangen vanuit een Renewi entiteit die niet over gaat op Coupa of nog niet is overgegaan op Coupa;
- Er is een alternatief (meestal automatisch) orderproces opgezet met de leverancier vanwege specifieke karakteristieken van de activiteiten tussen de leverancier en Renewi.
