Inkooporders

Op deze pagina vindt u informatie over de verschillende wijzen waarop Renewi inkooporders (ook wel: bestellingen of POs) kan versturen naar leveranciers.

Er zijn twee manieren waarop inkooporders worden ontvangen door leveranciers.

1. Coupa Supplier Portal (CSP):

De CSP is een online leveranciersportaal waar leveranciers kunnen samenwerken met Renewi. Zodra leveranciers een uitnodiging (per e-mail) hebben ontvangen van Renewi, kunnen zij zich gratis registeren om een profiel aan te maken. Vanaf het momentvan registratie is het mogelijk voor leveranciers om online orders te ontvangen en (credit)facturen te versturen.

Na het aanmaken van een profiel op de CSP is het voor leveranciers mogelijk om op het platform hun inkooporders te beheren. De leverancier ontvangt een notificatie per e-mail met een kopievan de inkooporder, zelfs als hij/zij geen profiel heeft aangemaakt op de CSP. Het ontvangen van een inkooporder via de CSP biedt tevens de mogelijkheid om de order eenvoudig om te zetten (‘flippen’) in een factuur, waardoor de factuurgegevens automatisch ingevuld en in lijn met de order zijn.

Wenst u als leverancier een uitnodiging te ontvangen voor de CSP, dan kunt u een verzoek indienen per email aansuppliersupport@renewi.com.

Voor meer informatie over het ontvangen van orders en het versturen van facturen via de CSP, kunt u de ‘CSP Ordersen Facturen gids’ openen of onderstaande trainingsdemo bekijken.

Renewi Demo – CSP Orders en Facturen:

2. cXML verbinding:

Via een cXML verbinding is het mogelijk om een groot deel van het order- en facturatieproces, tussen Renewi en leverancier, automatisch te laten verlopen. Dit betekent dat de inkooporder die in Coupa wordt aangemaakt door Renewi rechtstreeks naar het systeem van de leverancier wordt verstuurd door middel van de cXML verbinding. Een verbinding zoals deze is alleen van toegevoegde waarde bij een groot aantal inkooporders per jaar en zal handmatig opgezet moeten worden tussen Renewi en haar leverancier(s).

Wenst u als leverancier een cXML verbinding op te zetten om orders via te ontvangen, dan kunt u dit verzoek mailen naarsuppliersupport@renewi.com.

Voor meer informatie over de toegevoegde waarde en opzet van een cXML verbinding, zie het document ‘cXML Gebruiker Gids’ op deCoupa paginaof ga naar deCoupa Success Portal.

Inkooporders sturen via Coupa:

Om problemen met betaling te voorkomen worden leveranciers verzocht om, voor alle inkooporders die zij ontvangen via de Coupa Supplier Portal, de bijbehorende facturen ook middels dit leveranciersportaal te versturen om problemen met betaling te voorkomen. Deze facturen mogen dus niet per post of mail nagestuurd worden.

Leveranciers dienen op de factuur altijd het inkoopordernummer (PO nummer) uit Coupa te vermelden om zeker te zijn van betaling. Renewi verzoekt leveranciers dan ook om altijd om een PO nummer te vragen wanneer een inkooporder is ontvangen en deze duidelijk op de factuur te vermelden. Op iedere factuur kan maar één inkoopordernummer worden vermeldt.

Voor orders die buiten Coupa om worden ontvangen, blijft de huidige werkwijze van kracht. Zie hieronder voor welke uitzonderingen dat geldt.

Uitzonderingen voor inkooporders via Coupa:

Er is een aantal specifieke uitzonderingen waarbij een inkooporder niet via Coupa wordt ontvangen door de leverancier:

1. De betreffende Renewi entiteit gaat niet over op Coupa of is nog niet overgegaan op Coupa (maar gaat in de toekomst mogelijk wel over naar Coupa);
2. Er is een alternatief (meestal automatisch) orderproces opgezet met de leverancier vanwege specifieke karakteristieken van de activiteiten tussen de leverancier en Renewi;
3. Er is geen inkooporder e-mailadres bekend van de leverancier (indien u als leverancier een uw inkooporder e-mailadres wilt doorgeven kan dat middels een e-mail naaraanmaakcrediteuren@renewi.com).

Indien u na het lezen van bovenstaande informatie, bijgevoegde documentatie en links nog vragen heeft, verwijzen wij u graag door naar de Vraag en Antwoord pagina. Via deze pagina kunt u ook contact opnemen met Renewi, mocht u het antwoord op uw vraag niet kunnen vinden.